710-siyosat - Davlat yozuvlarini saqlash
I. MAQSAD
Minnetonka maktab okrugining siyosati shuki, uning qog'oz va elektron hujjatlari faqat Minnesota shtatining Maktab okrugi umumiy yozuvlarini saqlash jadvaliga muvofiq qonuniy, audit va boshqaruv talablariga javob berish uchun zarur deb topilgan muddatgacha saqlanishi kerak. Har bir holatda, qimmatli joydan foydalanishni minimallashtirish, samaradorlikni oshirish, okrugning kundalik faoliyatiga yordam berish va keraksiz yozuvlar inventarizatsiyasini saqlash xarajatlarini kamaytirish uchun rasmiy saqlash muddatlari iloji boricha qisqa bo'lishi kerak.
II. SIYOSAT HAQIDA UMUMIY BAYONOT
Minnesota shtati qonunlarining 138.17-moddasida yozuvlarni yo'q qilish bo'yicha doimiy vakolatlar berish orqali davlat yozuvlarini boshqarish rejasi keltirilgan. Birinchidan, Maktab okrugi umumiy yozuvlarini saqlash jadvalining to'liq yoki bir qismi Maktab kengashi tomonidan qabul qilinishi kerak. Bu amalga oshirilgandan so'ng, okrug yozuvlarni tasarruf etish kengashiga farzandlikka olish to'g'risida bildirishnoma shaklini taqdim etishi kerak. Minnesota tarixiy jamiyati farzandlikka olish to'g'risida bildirishnoma shaklini imzolaydi va okrugga qaytaradi. Shu nuqtada okrug jadvalga muvofiq yozuvlarni yo'q qilish vakolatiga ega bo'ladi.
Jadvalda ko'rsatilgan saqlash muddatlari yozuvlar saqlanishi kerak bo'lgan minimal vaqtni ifodalaydi. Ushbu saqlash muddati tugagandan so'ng, yozuvlar jadvalda ko'rsatilganidek yo'q qilinishi yoki Davlat arxiviga topshirilishi mumkin. Agar ba'zi yozuvlar seriyasini ro'yxatdagi saqlash muddatidan uzoqroq saqlash kerak bo'lsa, unda ushbu yozuvlar uchun bino yoki bo'lim siyosati belgilanishi kerak.
Jadvalda arxiv sifatida ko'rsatilgan yozuvlar Minnesota tarixiy jamiyati Davlat arxivchisining yozma ruxsatisiz mahalliy tarixiy jamiyat, muzey, jamoat kutubxonasi yoki manfaatdor shaxsga o'tkazilishi mumkin emas.
Jadvalda ko'rsatilgan saqlash yozuvning har qanday shakliga (qog'oz, kompyuter lentasi yoki diski, mikrofilm va boshqalar) tegishli. Biroq, agar yozuv shaklini o'zgartirish to'g'risida qaror qabul qilinsa (masalan, qog'oz yozuvni mikrofilmlash), asl yozuvni yo'q qilishga ruxsat berilmasligi MUMKIN. Agar yozuv shaklini o'zgartirish ko'rib chiqilayotgan bo'lsa, Minnesota tarixiy jamiyati, Davlat arxivi departamenti bilan bog'laning.
Umumiy jadvalga muvofiq yo'q qilingan yozuvlar Minnesota Ma'muriyat Departamenti va Minnesota Tarixiy Jamiyatiga (MS 138.17, 7-kichik bo'lim) xabar qilinishi kerak. Buning uchun "Yozuvlarni yo'q qilish to'g'risidagi hisobot" nusxasidan foydalaning.
Jadvalda ko'rsatilmagan yozuvlarni "Yozuvlarni tasarruf etish vakolati uchun ariza" yoki Minnesota yozuvlarini saqlash jadvalini topshirmasdan yo'q qilib bo'lmaydi.
Dublikat nusxalarni saqlash shart emas.
Ko'rsatilgan saqlash muddati - bu yozuvni saqlashning minimal vaqti.