I. MAQSAD

Ushbu siyosatning maqsadi Maktab kengashi yozuvlarini yuritish va uning rasmiy ishlarini nashr etish bilan bog'liq tartiblarni belgilashdan iborat.

II. SIYOSAT HAQIDA UMUMIY BAYONOT

Maktab okrugi o'z yozuvlarini keng jamoatchilik tomonidan ko'rib chiqilishi uchun saqlab turish va rasmiy ishlarini qonunga muvofiq nashr etishni ta'minlash siyosatiga amal qiladi.

III. BAYONNOMA VA YOZUVLARNI SAQLASH

1. Kotib yoki uning vakili Kengashning doimiy yozuvlarini, jumladan, maktab kengashi yig'ilishlari bayonnomalari yozuvlarini va Kengashning boshqa zarur yozuvlarini yuritadi va saqlaydi. Minnesota ochiq yig'ilishlar to'g'risidagi qonunga muvofiq jamoatchilik uchun ochiq bo'lishi shart bo'lgan yig'ilishlarda olingan barcha ovozlar shu maqsadda yuritiladigan jurnalda qayd etiladi. Okrug tomonidan yuritiladigan ommaviy yozuvlar okrugning odatiy ish vaqtida jamoatchilik a'zolari tomonidan ko'rib chiqilishi mumkin. Yig'ilishlar bayonnomalari Kengash tomonidan tasdiqlangandan so'ng, okrugning ma'muriy idoralarida ko'rib chiqish uchun mavjud bo'ladi. Maktab kengashi yig'ilishining bayonnomalari keyingi yig'ilishda Kengash tomonidan tasdiqlanadi yoki o'zgartiriladi, bu harakat keyingi yig'ilishning rasmiy bayonnomalarida aks ettiriladi.
    
2. Yopiq majlislar yozuvlari
    
   1. Advokat-mijoz imtiyozi bilan ruxsat etilgan yopiq yig'ilishlardan tashqari barcha yopiq yig'ilishlar okrug hisobidan elektron tarzda qayd etilishi kerak. Yopiq yig'ilishlarning yozuvlari, agar bunday yig'ilishlar qayd etilgan bo'lsa, ochiq yig'ilish yozuvlaridan alohida yozib olinadi. Agar yig'ilish bir nechta masalani muhokama qilish uchun yopiq bo'lsa, har bir masala alohida qayd etiladi.
       
   2. Yopiq yig'ilishlarning yozuvlari okrug tomonidan quyidagi muddatlar davomida saqlanadi:
      1. Mehnat muzokaralari strategiyasini muhokama qilish uchun yopiq uchrashuvlar shartnoma imzolanganidan keyin ikki (2) yil davomida saqlanadi.
          
      2. Xavfsizlik masalalarini muhokama qilish uchun yopiq yig'ilishlar kamida to'rt (4) yil davomida saqlanishi kerak.
          
      3. Mulkni sotib olish yoki sotish masalalarini muhokama qilish uchun yopiq yig'ilishlar yig'ilish sanasidan keyin kamida sakkiz (8) yil davomida saqlanishi kerak.
          
      4. Boshqa barcha yopiq yig'ilishlar Maktab okrugi tomonidan yig'ilish sanasidan keyin kamida uch (3) yil davomida saqlanishi kerak.
          
      5. Yuqoridagi muddatlar tugaganidan so'ng, yopiq yig'ilishlarning yozuvlari Maktab okrugining yozuvlarni saqlash jadvalida belgilanganidek saqlanishi kerak.
          
   3. Yopiq yig'ilishlar yozuvlari okrug tomonidan jamoatchilik yoki ma'lumotlar sub'ekti tomonidan kirish mumkin bo'lmagan himoyalangan, ommaviy bo'lmagan ma'lumotlar sifatida tasniflanadi, quyidagi istisnolar bundan mustasno:

1. Mehnat muzokaralari strategiyasi bo'yicha uchrashuvlarning yozuvlari ommaviy ma'lumotlar sifatida tasniflanadi va joriy byudjet davri uchun tuman tomonidan barcha mehnat shartnomalari imzolangandan so'ng ommaga taqdim etiladi.
    
2. Mulkni sotib olish yoki sotish bilan bog'liq yig'ilishlarning yozuvlari ommaviy ma'lumotlar sifatida tasniflanadi va yig'ilishda muhokama qilingan barcha ko'chmas yoki ko'chmas mulk sotib olingan yoki sotilgandan yoki tuman sotib olish yoki sotishdan voz kechganidan keyin ommaga taqdim etiladi.
    
3. Boshqa yopiq yig'ilishlarning yozuvlari sud qarori bilan talab qilinganidek tasniflanadi va/yoki oshkor qilinadi.

4. Yopiq yig'ilishlarning yozuvlari, yuqoridagi III.B.3-bo'limda ko'rsatilganidek, ommaviy ma'lumotlar sifatida tasniflangan yozuvlar bundan mustasno, ochiq yig'ilishlarning yozuvlaridan alohida saqlanishi kerak. Ochiq yig'ilishlarning yozuvlari, yuqoridagi III.B.3-bo'limda ko'rsatilganidek, ommaviy ma'lumotlar sifatida tasniflangan yozuvlar bundan mustasno, xavfsiz joyda, ommaviy ma'lumotlar sifatida tasniflangan yozuvlardan alohida saqlanishi kerak.
    
5. Yopiq yig'ilishlarning yozuvlari yozuvning ma'lumotlar tasnifini osongina aniqlash uchun saqlanishi kerak. Yozuvlar kamida quyidagi ma'lumotlar bilan aniqlanishi kerak:

a) Yopiq majlis sanasi;

b. Uchrashuv yakunlangan asos (masalan: mehnat muzokaralari strategiyasi, ko'chmas mulkni sotib olish yoki sotish, ta'lim ma'lumotlari va boshqalar); va

c. Ma'lumotlarning tasnifi.

6. Mehnat muzokaralari strategiyasi va mulkni sotib olish yoki sotish bilan bog'liq yopiq yig'ilishlarning yozuvlari yuqoridagi III.B.3-bo'limda ko'rsatilganidek, ushbu ma'lumotlarni qayta tasniflaydigan voqea sodir bo'lganda yozuvni ommaviy deb qayta tasniflaydigan tarzda saqlanishi va kuzatilishi kerak.

IV. RASMIY MA'LUMOTLARNI E'LON QILISH

1. Kengash oʻzining rasmiy bayonnomalarini yigʻilish boʻlib oʻtganidan keyin oʻttiz (30) kun ichida tumanning rasmiy gazetasida bir marta nashr etishi shart; ammo, agar Kengash muntazam yigʻilishlarni har oʻttiz (30) kunda bir martadan koʻp boʻlmagan holda oʻtkazsa, Kengash bayonnomalarni Kengash tomonidan tasdiqlanganidan keyin oʻn (10) kun oʻtgunga qadar nashr etishi shart emas.
    
2. Nashr qilinadigan majlislar majlislarni adolatli bayon etish uchun yetarlicha to'liq bo'lishi kerak. Ular Kengash tomonidan har qanday muntazam yoki maxsus yig'ilishda amalga oshirilgan barcha rasmiy harakatlarning mazmunini o'z ichiga olishi kerak va hech bo'lmaganda taklif mavzusi, taklifni kiritgan va qo'llab-quvvatlagan shaxslar, har bir ishtirok etgan a'zoning taklifga qanday ovoz bergani ro'yxati, taklif qilingan qarorlarning mohiyati, shu jumladan ularning mavzusining qisqacha tavsifi va qabul qilingan yoki rad etilganligi ko'rsatilishi kerak. Kengash bayonnomalari va doimiy yozuvlarida rasmiy majlislar bilan birga nashr etilishi kerak bo'lganidan ko'ra ko'proq tafsilotlar bo'lishi mumkin. Agar majlislar hali Kengash tomonidan tasdiqlanmagan bo'lsa, nashr etiladigan majlislar bu faktni aks ettirishi mumkin.
    
3. Nashr qilinadigan majlis majlisining asosiy elementlari va/yoki Kengash qarorlari va boshqa rasmiy harakatlarining qisqacha mazmuni bo'lishi mumkin. Bunday qisqacha mazmun aniq va izchil tarzda yozilishi va iloji boricha jamoatchilikka tanish bo'lmagan texnik yoki huquqiy atamalardan foydalanishdan qochishi kerak. Qisqacha mazmun nashr etilganda, nashrda nashr etilgan material faqat qisqacha mazmun ekanligi va to'liq matn tuman ma'muriy idoralarida jamoatchilik ko'rishi uchun mavjudligi va bayonnomaga ilovalardan tashqari majlisning nusxasi tuman idoralarida yoki standart yoki elektron pochta orqali bepul mavjudligi aniq ko'rsatilishi kerak.